Recente berichten
Please reload

Archief
Please reload

Zoeken op tags
Please reload

Volg ons
  • Twitter
  • LinkedIN

Aan de slag met Microsoft Teams!

August 4, 2018

Samenwerken

Efficiënt samenwerken, meer gedaan krijgen op minder tijd... klinkt goed toch? In een (niet zo) ver verleden gingen we dan aan de slag met ringmappen herschikken, kasten herorganiseren, ... we gingen wekelijkse vergaderingen beleggen die dan veel te lang duurden en waarna er in plaats van minder nog meer onduidelijkheid was ivm wie, wat ging doen.

 

Daarna kwamen IT middelen die ons hierbij gingen 'helpen'. Outlook werd zowat de meest gebruikte software app overal ter wereld. Het werkt goed, alle info staat verzameld op één plaats.. enfin, iedereen gelukkig. En iedereen maar mails rondsturen die dan ping, pong terugkomen met weer vragen waar we moeten op replyen... sommigen sturen tussenin nog andere, totaal nutteloze dingen door.... en om het compleet te maken gingen we ook nog bestanden waar input voor nodig was van één of meerdere collega's doormailen! Die dan weer wijzigingen aan ging(en) brengen om zo hetzelfde, maar eigenlijk een ander, bestand terug te sturen. Welk bestand was nu bruikbaar? Dat op de server? In mijn Outlook? In de Outlook van mijn collega? De vooruitgang van de papieren office naar de 'Outlook' Office was... mislukt kunnen we niet zeggen, want het was een grote vooruitgang, maar alles kan beter.

 

En toen... kwam Microsoft Teams... enfin, niet helemaal eerlijk, want er bestonden al langer soortgelijke apps, maar Microsoft ging het integreren in Office 365. En laat nu Office 365 net een modern cloud mail en document systeem zijn waar, net zoals Outlook destijds, de meeste firma's op gestandaardiseerd zijn en maw direct mee aan de slag kunnen.

 

Teams

Maar wat is het? Waarom gaat het efficiënt samenwerken nu wel lukken? En hoe begin ik eraan?

 

Om te beginnen, vind je Teams in de meeste Office 365 plannen. En daarbovenop is de basis versie van Teams tegenwoordig volledig gratis!

 

Meer info over de licenties die je nodig hebt voor Teams vind je op volgende site :

https://products.office.com/nl-be/microsoft-teams/free

 

Eens je Teams start zie je aan de linkerkant 5 verschillende keuzes : Activiteit, chat, Teams, Vergaderingen, bestanden en de typische 'hamburger button' of de 3 puntjes met meer apps.

 

 

Onder activiteiten vind je een overzicht van alle gesprekken in 'Teams' of 'chats' waarin je vermeld wordt.

 

Via de optie 'Chat' kan je rechtstreeks berichten sturen naar collega's.

 

Onder 'Teams' vind je een overzicht van alle beschikbare 'Teams' of groepen in je onderneming.

 

Bij 'Vergadering' kan je meetings plannen met je collega's en vind je een overzicht van de geplande afspraken in je agenda.

 

En onder bestanden vind je een overzicht van bestanden waarmee je recent bezig geweest bent of die met je gedeeld zijn door een collega.

 

Chat

Met de chat functie kan je, logisch, chatten met je collega's. De zogenaamde ping, pong gesprekken in Outlook gaan veel vlotter en efficiënter via chat. De historie van een gesprek blijft staan, zodat je achteraf een handig overzicht hebt van wat er allemaal gezegd is. Verder kan je indien je dat wenst vanaf hier ook videobellen met een collega via je laptop bv.

 

Teams

Zoals de naam laat vermoeden kan je met Teams in zogenaamde 'teams' of groepen makkelijk samenwerken. Je hebt geen ingewikkelde, ellenlange boomstructuur van de ganse firma waar je dan uiteindelijk maar enkele mappen dagdagelijks van nodig hebt. In tegendeel, er wordt een 'team' gemaakt met de mensen waarmee je dagelijks samenwerkt en daarin wordt alle relevante info verzameld. Dit kunnen chat gesprekken zijn tussen jou en je collega's, afspraken, bestanden, maar net zo goed Onenote notitieblokken met bepaalde procedures of andere overzichten die dagelijks gebruikt en gedeeld worden. Ergens een handige site gezien op internet? Die kan je met één klik delen met je team-leden. In een team kan je verder 'kanalen' aanmaken waarmee je verder structuur geeft aan je team. Per kanaal heb je wederom gesprekken, bestanden, enz. Het is even wennen, maar eens je de structuur doorhebt ga je zien dat het op maat gemaakt is voor groepen die 'samenwerken'.

 

TIP : je vermijdt best te veel teams aan te maken. Probeer het aantal teams te beperken en maak eerder extra kanalen aan. Dat maakt het veel overzichtelijker. Hou wel in je achterhoofd dat je (momenteel, er is sprake dat dat gaat veranderen in een volgende update) enkel rechten kan instellen per team en niet per kanaal. Zo maak je bv. best wel een team 'Management' of 'Directie' aan ipv een kanaal 'directie' onder een algemeen team waarop iedereen toegang heeft.

 

Mail

Handig om weten is dat je mails kan doorsturen naar een kanaal. Heb je een bepaalde mail die je wil delen en verder opvolgen in je team, dan kan je die forwarden naar je team. Het email adres van een kanaal vind je bij de eigenschappen van een kanaal. Daarna kan er in het kanaal verder over gediscussieerd worden zonder het over en weer mailen.

 

 

 

 

Aanwezigheid

Nog een handige feature is de aanwezigheidsindicator. Net zoals bij Skype en Whatsapp kan je ervoor kiezen of je collega's zien of je beschikbaar bent. Zeker voor thuiswerkers heel handig omdat ze zo direct zien wie op kantoor aanwezig is en andersom de kantoor medewerkers zien direct of hun collega's die er niet zijn, eventueel thuis beschikbaar en dus aan het werk zijn, of net beschikbaar en dus bv. vrijaf hebben.

 

 

Mobiel

Teams is beschikbaar gewoon in de browser door in te loggen op https://teams.microsoft.com, via een desktop app die je via de browser kan downloaden en via een app op je smartphone of tablet. Zo heb je alle gesprekken, afspraken en documenten van je Team overal bij je beschikbaar!

 

Ringmappen - Outlook - Teams - ...

Het is een hele weg van de ringmappen tot Microsoft Teams. En iedere keer komen we een stap dichter bij een efficiënte en effectieve manier om samen te werken met een groep medewerkers.

Voor diegene die er nog niet mee gestart zijn zou ik zeggen, geef het een kans. En maak van Teams je startpunt 's ochtends ipv die berg veelal onnodige mails iedere keer in je Outlook. Beperk die tot een minimum. Persoonlijk zie ik mails als een moderne vorm van brieven sturen vroeger. En behalve die correspondentie met je jeugdliefde ga je ook geen brieven sturen om dan op diezelfde brief steeds weer antwoord te krijgen dat dan weer per brief moet beantwoord worden. Dan neem je beter de telefoon. Nee, stuur een mail naar iemand om iets mee te delen waarop in het beste geval een bevestiging moet komen, en that's it. Voor ping, pong communicatie zijn andere middelen veel beter geschikt.

 

Voor diegenen die overtuigd zijn van het nut van Teams maar graag begeleiding hebben in de opstart, contacteer mij gerust!

 

En voor diegenen die overtuigd zijn van het nut maar liever zelf aan de slag willen kan ik volgende document aanraden om door te nemen. Het is een uitstekende leidraad om te beginnen met de toekomst van het samenwerken in je onderneming!
 

Startersgids Microsoft Teams voor beheerders

 

Ik heb hier een fractie van de mogelijkheden van Teams uitgelicht. Er zijn bv. veel integratiemogelijkheden met tal van apps. En maandelijks komen er functies bij en worden bestaande functies uitgebreid. Met deze blog wil ik je graag de smaak laten te pakken krijgen en je mee op weg zetten naar de nieuwe, moderne way of work!

 

Veel succes en aan iedereen een prettige vakantie!

 

Share on Facebook
Share on Twitter
Please reload

Boerenkrijglaan 81

2260 WESTERLO
014 39 19 70

maandag tot vrijdag

9:00 - 12:00 en 13:00 - 17:00

  • +32 14 39 19 70
  • info@driezenit.be
  • LinkedIN
  • Twitter
  • Remote support

Klik hier voor onze servicedesk

© 2019 Driezen IT